Когда необходим аудит делопроизводства?

30.01.2014 22:49

Целью аудита является проверка корректности оформления документов, как с юридической, так и с экономической стороны. Специалист осуществляет оценку текущего состояния всей документации, а при необходимости разрабатывает ряд рекомендаций для устранения выявленных нарушений.

Существует такое понятие как кадровый аудит. В действительности это крупная комплексная процедура, когда происходит оценка всех составляющих процесса управления работниками компании, определяется кадровые возможности компании, проводится анализ результативности системы управления персоналом. Одной из стадий такого процесса является аудит кадрового делопроизводства.

Необходимость такого аудита возникает при следующих обстоятельствах:

• при замене работника, отвечающего за кадры, за ведение кадрового делопроизводства (например, переводе на другую должность или при увольнении из фирмы);
• если трудовая инспекция выдала постановление о плановой проверке;
• если есть угроза проверки из-за конфликтной ситуации (несвоевременная выплата заработной платы или премии, увольнение человека по инициативе начальства);
• когда происходит смена руководства компании;
• в случае изменения в Законе порядка оформления кадровый бумаг.

Обычно кадровый аудит доверяют провести компании-провайдеру, который оказывает подобные услуги.

Как правильно отразить в учете расходы и избежать санкций со стороны налоговой?

Каждый бухгалтер знает, что ведение авансовых отчетов должно осуществляться безукоризненно. Ведь любая ошибка может привести к дополнительным налогам. Поэтому надо обратить внимание на главные моменты:

1) авансовый отчет и приказ руководителя фирмы. Они являются базовыми документами, определяющими отношения между компанией и подотчетным лицом. В тексте приказа следует прописывать лиц, которые имеют право получить средства под отчет, а также сроки и лимит суммы, выданных под отчет.

Если в приказе не указаны сроки, то налоговый служащий будет опираться на пункт 11 «Порядка ведения кассовых операций», от 22 сентября 1993 г. № 40. Согласно данному документу работник отчитывается об израсходованных средствах в течение 3-х рабочих дней.

2) авансовый документ должен быть правильно оформлен. Этот документ составляется согласно унифицированной форме (то есть №АО-1). Она была утверждена постановлением Госкомстата России от 1 .08. 2001 г.(№ 55).

Авансовый отчет заполняется работником и утверждается руководителем. К отчету прикладывают первичные документы.