Электронный документооборот

04.07.2014 12:40

Уже очень давно обсуждается идея о полном отказе от бумажного документооборота. От бумаги практически полностью позволяют отказаться новые технологии, однако это не означает, что осуществить подобные решения просто и они подходят для абсолютно всех компаний. Увы, но законодательно возможность электронного документооборота пока также ограничена, не готовы пока к таком режиму и пользователи. Электронный документооборот имеет свои преимущества и недостатки, остановимся на них подробнее.

Один из плюсов, которые имеет электронный документооборот – экономия средств. Деньги можно действительно сэкономить, если отказаться от ведения документов в бумажном виде. Вспомните, сколько средств компании уходит каждый месяц на оплату почтовых услуг, чернила, бумагу, канцелярию и так далее? Кроме того, документы нуждаются в месте для хранения, организация и обслуживание которого также требует вложений. В итоге, все это обходится не так уж и дешево.

Все документы при электронном документообороте переводятся в цифровой формат. Храниться они могут в так называемых облаках, то есть доступ к ним может быть осуществлен с помощью веб-приложений. Мобильность сотрудников в результате повышается, появляется возможность удаленной работы. Кроме того, автоматизация документооборота позволяет упростить упорядочивание, редактирование и поиск документов. В компьютере нужный файл всегда можно найти быстрее, чем искать какую-то бумажку или папке в кипе.

В нашей стране пока уделяется достаточно мало внимания вопросам экологии, однако немало деревьев будет спасено, если компании откажутся от использования такого количества бумаги в своих офисах. Стоит также учесть в этом плане и потребляемую принтерами энергию, утилизацию картриджей и вредность их производства.

Без минусов электронный документооборот, впрочем, тоже не обходится. Доступ можно легко получить к цифровым данным, однако и потерять его также очень просто. Выход из строя жесткого диска приведет к потере всех хранящихся на нем документов. Чтобы этого избежать, используются системы резервного копирования, располагающиеся вне.

Довольно серьезно проблемой для отказавшихся от бумаги офисов является конфиденциальность информации. Используется ограничение доступа, шифрование и хранение данных на локальных серверах. В бумажном виде в любом случае потребуется хранить некоторые особенно важные документы.