Сканирование документов: подробно о процессе

18.01.2014 21:23

Даже в повседневной работе предприятий, которые имеют разнообразные направления деятельности, используется большое количество документов. Обычно, это текстовые документы, которые представляют особенную важность для предприятия, т.к. они содержат печати. Часто нужно воспроизводить информацию, которая содержится в них, а способом ручного набора невозможно решить данную задачу. 

Ручной набор не позволяет точно воссоздать содержание деловой бумаги. Теряется смысл, присутствие необходимой символики (печатей, штампов) и внешний вид. Что же делать, если род деятельности связан с длительным хранением деловых бумаг? Выходом является профессиональное сканирование документов. Этим способом сохранения пользуются юридические, и физические лица.

Специалисты могут без ухудшения качества произвести сканирование деловых бумаг. Если есть необходимость, с помощью этой услуги можно восстановить пропавшую часть текста. Существуют специализирующиеся фирмы, которые выполняют удаленное сканирование деловых бумаг. Как это делают профессионалы? Перед тем, как начать процесс сканирования, производят тщательную подготовку. Сюда входят такие работы:

1.Снимают скрепки.

2. Разделяют документацию по листам.

3. Распределяют ее по признакам.

Этот этап подразумевает складывание бумаг в соответствии с хронологической последовательностью (особенно когда наличествует много страниц). Также проводится структуризация, учитывается назначение текста, порядковые номера, даты. После этих работ наступает следующая стадия сканирования – перевод в цифровой вид. Тут большую роль играет качество бумаги, формат и содержание. Сканируют документы разного формата, даже А1.

Когда содержание переведено в цифровой вид, осуществляют проверку (верификацию) полученного результата на соответствие конечному продукту. Если результат не удовлетворительный, т.е. качество плохое и есть что реставрировать, дополнительно производят еще и распознавание. Если необходимо воспроизвести что-то в цвете, то применяют цветное сканирование. Получаются точные копии изображений. Если заказчик требует дополнительно произвести работу по систематизации деловых бумаг, тогда используют метод электронной архивации. Вся эта работа зависит от желаний заказчика, условий хранения, частоты использования, специфики. Пример: предприятие не имеет больших площадей для хранения документов, а пользуются ими часто. Тогда лучшее решение – это электронный архив. Однако, такая работа более затратная, чем простое сканирование документов.

Сканирование деловых бумаг (ручное или автоматическое), выполненное профессионалами, улучшает качество оригинальных документов. Такие работы, как правило, выполняются на профессиональной технике, специалистами высокого класса. При этом для заказчика стоимость сканирования деловых бумаг остается на доступном уровне.